CONTACT: Controlador de Operações Sénior, Maputo – TizaMz

Funções

• Será responsável por coordenar, monitorizar e controlar as atividades operacionais diárias, assegurando que as movimentações de carga, documentação, transporte, os processos alfandegários, os cronogramas de projetos e os requisitos do cliente sejam geridos de forma eficiente e em conformidade com os procedimentos de HSE e da empresa; a posição atua como um elo fundamental entre clientes, equipas de operações, transportadores, armazéns, despachantes aduaneiros, companhias marítimas, companhias aéreas, fornecedores e departamentos internos para garantir a execução tranquila das atividades logísticas do projecto
• Gerir todo o fluxo do processo de agenciamento de carga, tanto de entrada como de saída; nos diversos modos (Aéreo, Rodoviário, Marítimo, Multimodal, Intermodal) e regimes (permanente, temporário, em trânsito)
• Coordenar as atividades logísticas e operacionais diárias dos projetos (clientes); planear e monitorizar a movimentação de cargas desde a origem até ao destino; coordenar o transporte rodoviário, aéreo e marítimo, incluindo as cargas críticas para os projetos e com prazos de entrega definidos
• Acompanhar a recolha, o carregamento, o transporte, a entrega e a comprovação de entrega das cargas; acompanhar os cronogramas operacionais e garantir o cumprimento dos prazos acordados
• Coordenar com as transportadoras, fornecedores, armazéns, despachantes aduaneiros e outros prestadores de serviços; monitorizar as cargas dos projetos e garantir que os requisitos operacionais são comunicados de forma clara a todas as partes interessadas
• Identificar atrasos operacionais, riscos e possíveis interrupções e comunicá-los prontamente; manter registos operacionais precisos e fornecer atualizações de estado regulares
• Verificar e controlar toda a documentação operacional relacionada com os envios / fatura / BL / manifesto / AWB assim que for recebida do cliente; monitorizar os documentos de expedição, fatura comercial, listas de embalagem, documentação de transporte e documentos alfandegários; garantir que as informações da carga estão corretas desde a origem e são registadas nos sistemas relevantes
• Acompanhar os marcos dos embarques e atualizar os clientes e as partes interessadas internas; garantir o arquivo e a rastreabilidade adequados da documentação operacional; verificar os detalhes da carga: dimensões, pesos, quantidades e requisitos de entrega
• Certificar-se de que as Instruções de embarque do cliente fazem parte da documentação; abertura/fecho de arquivos de documentos de embarque (físicos), toda a documentação de carga relevante, incluindo uma cópia do custo do trabalho, deve estar disponível no arquivo físico antes de qualquer arquivo ser considerado fechado
• Abertura de ficheiro no sistema de agenciamento de carga em utilização na empresa (Cargo Wise); garantir, com o auxílio do despachante, que a documentação relevante e precisa tenha sido recebida do cliente ou da rede da empresa, antes do envio para a alfândega para desembaraço; a gestão da DU, ou seja, garantir que a DU para cada ficheiro individual sob a sua responsabilidade seja recebida atempadamente do despachante, será uma das suas principais responsabilidades
• Garantir que as faturas dos ficheiros/remessas completos são: (i) faturadas atempadamente, (ii) faturadas corretamente, (iii) entregues ao cliente em tempo útil; coordenar com o Assistente Administrativo o despacho de faturas e qualquer outro material documentado aos clientes e garantir que os registos dos comprovativos de entrega (PODs) para as faturas e materiais documentados entregues para os seus respectivos clientes sejam devidamente arquivados; cabe ao controlador orientar e fornecer ao assistente administrativo as ferramentas necessárias para atingir e manter os níveis de serviço esperados por si/pelo seu cliente
• Coordenar com os despachantes aduaneiros e as autoridades competentes para facilitar o desalfandegamento da carga; acompanhar as declarações aduaneiras, inspeções, liberações e entregas; garantir que toda a documentação necessária está disponível antes da chegada da carga
• Apoiar a conformidade com os requisitos alfandegários, de importação/exportação e de projectos de petróleo e gás de Moçambique
• Reportar problemas alfandegários ou regulamentares que possam afetar os prazos do projeto; manter uma comunicação regular com os clientes sobre o estado dos envios e projetos; responder prontamente a dúvidas e solicitações operacionais; fornecer relatórios e atualizações precisas sobre o estado dos envios
• Coordenar com os departamentos internos, incluindo finanças, vendas, HSE, etc., e com a gestão, quando necessário; desenvolver e manter um bom relacionamento de trabalho com os clientes, fornecedores e todos os parceiros operacionais; participar em reuniões diárias/semanais com o cliente
• Manter o total envolvimento com o cliente e ter como prioridade, foco e objetivo principal ir ao encontro e/ou superar as suas expectativas de nível de serviço
• Espera-se que demonstre sempre o mais elevado nível de profissionalismo ao interagir com o cliente, aplicando sempre a etiqueta correta e profissional na escrita (e-mail) e na fala (telefone ou pessoalmente); asegure-se de que as atualizações diárias de rastreio (por cliente) são enviadas de acordo com as necessidades do cliente, proporcionando ao cliente total visibilidade das etapas pelas quais os seus envios estão a passar
• Discuta abertamente com o Gestor de Operações as atividades diárias e as preocupações que exigem escalonamento; certifique-se de que compreendeu completamente o processo de implementação do cliente para os clientes que lhe foram atribuídos, por exemplo, requisitos específicos, taxas, POP, condições de pagamento; considere a função de contacto com o despachante como WIP (work in progress), ou seja, espera-se que mantenha um contacto próximo com o transitário para estar totalmente ciente do estado exato de qualquer remessa a qualquer momento
• Mantenha um diálogo próximo e aberto com os departamentos de contas a pagar e contas a receber, com ênfase na contribuição para a projeção dos fundos esperados do cliente pelo departamento de contas a receber e para os pagamentos aos fornecedores principais e à alfândega, no porto e aeroporto
• Interagir com fornecedores secundários, principalmente transportadoras, para a recolha/entrega de remessas, e transmitir a sua avaliação do desempenho do fornecedor ao Gestor de Operações
• Elaborar relatórios operacionais diários, semanais e relacionados com projetos; monitorize os custos operacionais e identifique discrepâncias ou encargos inesperados; verifique as faturas dos fornecedores em relação aos serviços acordados e aos registos operacionais
• Apoiar os processos de cotação e controlo de custos quando necessário; mantenha registos precisos das despesas operacionais e dos custos relacionados com os projetos; reporte as variações significativas de custos à gestão
• Garantir que todas as operações são conduzidas de acordo com as políticas e procedimentos de HSE da empresa; promover práticas de trabalho seguras em todas as atividades logísticas
• Reportar incidentes, quase acidentes, condições inseguras e riscos operacionais; garantir que os empreiteiros e prestadores de serviços cumprem os requisitos de HSE aplicáveis

Requisitos

• Mínimo do Ensino Secundário Geral completo ou equivalente, é exigido
• Diploma ou licenciatura em Logística, Supply Chain, Transportes, Gestão de Empresas ou área relacionada, será uma vantagem
• Mínimo de 05 anos de experiência relevante em logística, agenciamento de carga e controlo operacional
• Mínimo de 03 anos de experiência em função de controlador sênior, preferencialmente em projetos de petróleo e gás
• Experiência na coordenação de múltiplos envios, fornecedores, transporte, alfândega, armazém e interessados do projeto
• Experiência com controlo de custos, orçamentos, faturação, provisões e reporting operacional
• Conhecimento/experiência em Cargo Wise, é uma grande vantagem
• Bons conhecimentos de Microsoft Excel e outros sistemas/logística
• Bom domínio do português e do inglês, (escrito e falado)
• Forte compromisso com a HSE (Saúde, Segurança e Ambiente), conformidade e procedimentos da empresa
• Domínio de operações de frete aéreo, marítimo e rodoviário
• Conhecimento da documentação alfandegária e de importação/exportação
• Capacidade de acompanhamento de remessas e coordenação logística de ponta a ponta
• Capacidade de gestão de fornecedores, transportadoras, clientes e stakeholders
• Elevado nível de responsabilidade e compromisso
• Forte capacidade de resolução de problemas
• Excelentes capacidades de organização e comunicação
• Capacidade de trabalhar de forma independente e sob pressão
• Capacidade de gerir múltiplos projetos e remessas
• Atenção ao detalhe
• Possuir residência no local da vaga será uma vantagem

Benefícios

• A oportunidade de integrar uma equipa de trabalho forte e dinâmica, que proporciona um pacote de remuneração compatível com as qualificações e experiência demonstradas

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados